Lorsque vous êtes nouveau sur la scène de la gestion de projet, il est facile de se laisser submerger par tout ce que vous devez apprendre, ainsi que par le nouveau jargon. En effet chaque domaine a son propre jargon et un vocabulaire particulier qui évolue au fil du temps.
Nous avons sélectionné 10 termes clés couramment utilisés en gestion de projet. Comprendre ces principaux termes est une excellente première étape pour aider votre équipe, à standardiser le processus de démarrage du projet et le mener vers le succès.
1. Recueil des besoins (Requirements)
Le recueil des besoins, ou étude des besoins, ou analyse des besoins, voire expression des besoins est un document qui formalise les besoins du client. Le document contextualise de manière claire et concise les spécifications et les fonctionnalités, qui doivent être développées ou améliorées pour qu’un projet soit considéré comme réussi ou achevé.
La phase d’étude des besoins permet aussi de faire une première évaluation des éléments nécessaires à la bonne réalisation du projet :
- les ressources humains, techniques et matériels
- la charge de travail
- le temps
- le budget
2. Organigramme des tâches (WBS)
L’organigramme des tâches (OT) ou WBS (Work Breakdown Structure) en anglais, est un plan de projet condensé et hiérarchisé sous forme visuelle.
Construire un WBS c’est décomposer le projet en un certain nombre de lots de travaux, eux-mêmes décomposés en activités et en tâches. Pour ce faire, on doit disposer de tout le contenu du plan de projet : les objectifs, les livrables, les échéances, les acteurs clés, etc.
Le chef de projet se sert de ce type de structure pour mieux visualiser le projet et les livrables liés à des dépendances
3. La planification (Planning and Scheduling)
La planification d’un projet est une étape incontournable et essentielle pour réussir son projet. Elle consiste à identifier les tâches à réaliser, les hiérarchiser, faire une estimation de la durée de chaque tâche, ordonnancer les tâches, définir les échéances et les attribuer aux ressources. Il est important de bien comprendre au préalable les objectifs du projet, le périmètre et les livrables.
Le planning du projet est l’un des principaux documents formels créés en phase de démarrage de tout projet. Le document peut contenir le coût approuvé, le calendrier et le périmètre du projet. Le planning du projet jette également les bases de toutes sortes de communication entre les parties prenantes. Il guide l’exécution d’un projet depuis son lancement jusqu’à sa clôture.
4. Diagramme de gantt (Gantt Chart)
Le diagramme de Gantt est l’outil graphique qui permet de planifier efficacement un projet et de visualiser rapidement l’avancement des différentes tâches. Il montre ce qui doit être fait à une période donnée pendant le cycle de vie du projet. Voici les termes clés associés au diagramme de Gantt:
- tâches: action à mener pour aboutir à un résultat
- jalon: événement clé dans le cycle de vie du projet, montrant une progression
- dépendances: relation entre les tâches et l’ordre dans lequel elles doivent être exécutées
C’est un excellent outil de communication qui améliore l’organisation du travail et permet de définir un planning réaliste. Il peut être utilisé pour tenir l’équipe projet et les parties prenantes informés des avancés.
5. Jalon (Milestone)
Un jalon représente un événement clé dans le cycle de vie d’un projet. Il s’agit d’une étape contractuelle du projet, qui doit donner lieu à une validation par le comité de pilotage de livrables conformes à un résultat attendu, à une date fixée
Le jalon est une bonne pratique, qui sert de point de référence pour mesurer l’avancement d’un projet. C’est un composant du diagramme de Gantt, généralement représenté par un losange. Les jalons aident grandement à la planification et au suivi du projet.
6. Triangle d’or (Triple Constraints)
Le triangle d’or ou triple contraintes d’un projet (Triple Constraints en anglais) est un modèle de 3 contraintes propre à la gestion de projet, qui stipule que le succès du projet dépend des coûts, du temps et du périmètre (tâches requises pour atteindre l’objectif du projet).
Le chef de projet doit veiller à l’équilibre du triangle d’or par des compromis, afin de livrer dans les délais et les limites du budget. Tout changement sur l’une des contraintes affecte les deux autres, ainsi que la qualité du projet et du livrable final.
Par exemple, dans le but d’améliorer le processus de passation des commandes sur Salesforce, le périmètre initial du projet prévoit d’implémenter 3 fonctionnalités supplémentaires. La date de fin du projet est fixée. A partir de ce calendrier, le chef de projet calcule les ressources internes, externes, et autres dépenses nécessaires. Il propose et valide un budget. Mais au fur et à mesure que le projet avance, il dérive du périmètre initial parce que les besoins métiers ont évolué entre temps. Ce changement sur la portée du projet affecte le planning qui risque de se prolonger. Pour conserver la même date de fin, l’équipe projet aura besoin de ressources supplémentaires, ce qui risque de créer un dépassement de budget.
7. Cycle de vie de projet
Le cycle de vie d’un projet correspond aux différentes phases que traverse le projet. Le nombre de phases ainsi que leur appellation peuvent varier d’un domaine à un autre, voire d’un organisme à l’autre.
Le cycle de vie du projet se décompose en 4 principales étapes:
- La phase de cadrage ou initialisation, au démarrage ou avant-projet, identifie le contexte, le besoin, les enjeux et la meilleure façon pour travailler sur la réponse. Les ressources humaines et techniques sont définies, ainsi que les livrables et le budget.
- La phase de conception et planification, au cours de laquelle les idées, processus, ressources et résultats attendus sont planifiés.
- La phase de réalisation c’est le développement ou la mise en œuvre concrète des éléments planifiés, y compris les recettes, mise en production, formations, etc.
- La phase de clôture du projet gère le bilan du projet, avec pour objectif de capitaliser sur l’expérience acquise
8. Les parties prenantes (Stakeholders)
Il s’agit de personnes ou organismes impliqués ou concernés par le projet. Ceux-ci peuvent influencer ou être influencés par le projet. Ces acteurs clés se situent aussi bien en interne, à tout niveau de la hiérarchie de l’entreprise, qu’en externe (fournisseurs, prestataires…).
Les parties prenantes peuvent avoir des intérêts différents et parfois contradictoires. Le chef de projet doit donc composer avec ces différents profils pour les satisfaire et atteindre en finalité les objectifs qui ont été fixés.
9. La conduite du changement (Change Management)
La capacité à s’adapter au changement fait partie intégrante de la croissance réussie d’une entreprise. La façon dont les entreprises réagissent au changement a des implications à long terme sur la croissance, la rétention des salariés et le succès des nouvelles initiatives.
La conduite du changement c’est l’ensemble d’outils et de processus utilisés pour accompagner la transformation de l’entreprise de manière optimale, et selon une méthodologie spécifique.
Quelques enjeux majeurs :
- Monter une stratégie propre aux besoins de l’entreprise
- Générer de l’adhésion en facilitant l’acceptation et la compréhension du changement
- Réduire le temps et les coûts nécessaires à la mise en œuvre du changement
- Faire évoluer les compétence en formant les collaborateurs
- Atténuer les risques associés aux nouveaux processus
- Faire adopter les nouvelles pratiques sur la durée etc.
10. La gestion des risques (Risk management)
Un risque c’est un événement incertain qui a une probabilité de se produire au cours d’un projet. Le risque est susceptible d’avoir un impact négatif sur au moins un des objectifs généraux du projet: le délais, le coût, la qualité, le périmètre, la performance. Il s’agit d’une propriété propre au cycle de vie d’un projet; en effet le risque zéro n’existe pas.
La gestion des risques c’est le processus d’identification et d’évaluation des risques dans le but de les réduire et gérer leur impact négatif sur le projet. Le plan de gestion des risques est un document qui décrit les méthodes qu’utilise l’équipe projet pour identifier tout ce qui pourrait mal se passer, et lister les actions correctrices, réductrices ou d’évitements.
L’un des facteurs clés de réussite d’un projet est de commencer à gérer les risques le plus tôt possible, puis d’assurer la gestion des risques tout au long du cycle de vie du projet.